O Creci-PB deve concluir até o final deste ano o processo de organização e digitalização iniciado em fevereiro passado, de documentos arquivados correspondente aos últimos oito anos, locados conjunto documental teve início no último mês de fevereiro, com previsão de término em dezembro do mesmo ano, acondicionados no setor de Recursos Humanos.
Dentre esses documentos, constam instrumentos normativos, pastas funcionais (relatório digital do funcionário, processo administrativo de contratação, registro de empregado, documentos pessoais, contrato de trabalho, etc.), bem como folha de pagamento (folha de pagamento sintética, folha de pagamento analítica, recibos de pagamento e aviso de férias).
Também estão sendo digitalizados comprovantes de Imposto de Renda (IR), Reclaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF), recibos de vale alimentação e vale transporte e Relações Anuais de Informações Sociais (RAIS).
Facilitação do trabalho
A coordenadora de gestão do Creci-PB, Hellena Karoliny destacou que essa digitalização de documentos otimiza os procedimentos administrativos, pois facilita o trabalho cotidiano dentro do Órgão, viabilizando o acesso remoto e imediato aos documentos através da internet, onde estarão dispostos em alta resolução, permitindo ampliações para sua melhor visualização destes.
O acesso poderá se dar por meio de uso restrito à rede, no caso de documentação sigilosa, ou através da web quando as informações tratarem de documentos com informações públicas. “A digitalização também proporciona a redução dos gastos relacionados às cópias físicas dos documentos, gerando uma responsabilidade ambiental com o menor consumo de papel”, afirmou a estagiária Pollyanna Maia.
O objetivo de digitalizar a documentação armazenada no Arquivo do setor de RH é proporcionar aos funcionários do setor acesso rápido às informações contidas nos documentos, que não serão descartados, em cumprimento à Lei de Arquivo nº 8.189/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.